Việc đưa Cổng kê khai vào sử dụng trên phạm vi toàn quốc đánh dấu bước chuyển quan trọng trong đổi mới phương thức tổ chức thực hiện công tác rà soát vị trí việc làm, từ phương thức kê khai, tổng hợp thủ công, phân tán sang quy trình số hóa tập trung, thống nhất, có khả năng kiểm tra, giám sát và kiểm soát chất lượng dữ liệu trên toàn hệ thống chính trị.

1. Cổng kê khai – công cụ số hóa, chuẩn hóa nghiệp vụ rà soát vị trí việc làm

Cổng kê khai được xây dựng nhằm hỗ trợ các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong hệ thống chính trị thực hiện đầy đủ, đồng bộ các nội dung rà soát về chức năng, nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, vị trí việc làm và nhu cầu nhân lực theo quy định, hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương.

Điểm nổi bật của hệ thống là chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ theo 08 bước, gồm 09 biểu nghiệp vụ và 01 biểu dự báo nhu cầu nhân lực. Các nội dung kê khai được thiết kế có mối liên hệ, kế thừa và đối chiếu với nhau, bảo đảm sự thống nhất giữa chức năng, nhiệm vụ được giao, công việc thực tế, sản phẩm đầu ra, thời gian lao động, vị trí việc làm và nhu cầu nhân lực.

Thông qua hệ thống, việc rà soát không chỉ dừng lại ở thống kê danh mục nhiệm vụ hoặc số lượng vị trí việc làm hiện có mà hướng tới làm rõ mối quan hệ giữa nhiệm vụ được giao, khối lượng và kết quả công việc, yêu cầu về năng lực, thời gian thực hiện và nhu cầu nhân lực tương ứng. Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá sát thực tế hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, góp phần nâng cao chất lượng xác định vị trí việc làm và xây dựng phương án bố trí, sử dụng biên chế có căn cứ, khoa học và phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

2. Những tính năng nổi bật, thiết thực của Cổng kê khai

Hệ thống được thiết kế với các chức năng hỗ trợ xuyên suốt quá trình kê khai, kiểm tra, đồng bộ, tra cứu và tổng hợp dữ liệu, trong đó có một số tính năng nổi bật sau:

Thứ nhất, quản lý tập trung hồ sơ và dữ liệu kê khai.

Hệ thống cho phép quản lý hồ sơ theo từng cơ quan, đơn vị và kỳ báo cáo; hỗ trợ người dùng thực hiện đầy đủ các biểu mẫu theo quy trình nghiệp vụ thống nhất. Việc quản lý dữ liệu theo từng đầu mối giúp bảo đảm tính hệ thống, thuận lợi cho công tác theo dõi, kiểm tra, tổng hợp và khai thác thông tin theo phân cấp quản lý.

Thứ hai, hỗ trợ kê khai thuận tiện trên ứng dụng Desktop.

Người dùng có thể nhập dữ liệu trực tiếp trên các biểu mẫu hoặc nhập từ tệp Excel; thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, lưu nháp và tiếp tục hoàn thiện hồ sơ. Tính năng này tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, đơn vị trong quá trình tổ chức rà soát, nhất là đối với những đơn vị có khối lượng dữ liệu lớn, đồng thời hạn chế việc nhập lại thông tin đã có.

Thứ ba, tự động tính toán, kế thừa và kiểm tra chất lượng dữ liệu.

Một trong những ưu điểm quan trọng của Cổng kê khai là khả năng tự động kế thừa dữ liệu giữa các biểu, tính toán các chỉ tiêu về khối lượng công việc, thời gian lao động, tác động của chuyển đổi số, nhu cầu nhân lực và dự báo theo từng năm trên cơ sở các công thức nghiệp vụ được thiết lập.

Đồng thời, hệ thống tự động kiểm tra các điều kiện, ràng buộc và mối quan hệ giữa các biểu; phát hiện, cảnh báo những nội dung thiếu, sai hoặc chưa thống nhất, chỉ rõ lỗi đến từng trường dữ liệu và hướng dẫn người dùng khắc phục. Qua đó, góp phần hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, nâng cao tính đầy đủ, chính xác, logic và khả năng đối chiếu của dữ liệu.

Thứ tư, kiểm soát và đồng bộ dữ liệu lên hệ thống máy chủ tập trung.

Trước khi gửi dữ liệu, người dùng có thể thực hiện kiểm tra toàn bộ hồ sơ, rà soát và hoàn thiện các lỗi bắt buộc. Chỉ sau khi đáp ứng các điều kiện kiểm tra, dữ liệu mới được đồng bộ lên hệ thống máy chủ tập trung. Cơ chế này góp phần thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng ngay từ khâu nhập liệu, hạn chế tình trạng dữ liệu không đầy đủ, thiếu thống nhất được đưa vào cơ sở dữ liệu chung.

Thứ năm, hỗ trợ tra cứu, theo dõi và tổng hợp trên ứng dụng Web.

Thông qua ứng dụng Web, người dùng có thẩm quyền được phân quyền có thể đăng nhập, tra cứu, theo dõi tình hình kê khai và tổng hợp dữ liệu của các cơ quan, đơn vị đã thực hiện đồng bộ lên hệ thống, trong phạm vi được giao quản lý. Ứng dụng Web được thiết kế phục vụ chức năng quản lý, tra cứu, theo dõi và tổng hợp; không thực hiện chức năng kê khai dữ liệu.

Việc phân định giữa ứng dụng Desktop phục vụ kê khai, kiểm tra, đồng bộ và ứng dụng Web phục vụ quản lý, tra cứu, tổng hợp giúp hình thành quy trình xử lý dữ liệu xuyên suốt, rõ chức năng, phù hợp với yêu cầu quản lý theo từng cấp.

3. Nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và kiểm soát tiến độ trên toàn hệ thống

Không chỉ là công cụ hỗ trợ nhập liệu, Cổng kê khai còn có ý nghĩa quan trọng trong đổi mới phương thức chỉ đạo, điều hành công tác rà soát vị trí việc làm.

Trước đây, việc kê khai, tổng hợp thông tin chủ yếu được thực hiện thông qua các bảng tính Excel riêng lẻ, phân tán tại các cơ quan, đơn vị. Quá trình tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra thường phải thực hiện qua nhiều bước, mất thời gian, khó theo dõi đồng bộ tiến độ và chất lượng dữ liệu trên phạm vi toàn hệ thống.

Với Cổng kê khai, dữ liệu được chuẩn hóa theo cùng một quy trình, cấu trúc và phương pháp nghiệp vụ; được đồng bộ lên hệ thống tập trung, tạo điều kiện để các cấp có thẩm quyền theo dõi tình hình triển khai, nắm bắt tiến độ kê khai của từng cơ quan, đơn vị, kịp thời phát hiện những nội dung chậm tiến độ, chưa hoàn thành hoặc có sai sót cần khắc phục.

Đặc biệt, việc liên kết dữ liệu giữa các biểu giúp tăng cường khả năng kiểm tra chéo, đối chiếu và đánh giá tính hợp lý của thông tin. Qua đó, từng bước chuyển từ phương thức kiểm tra thủ công, chủ yếu dựa trên báo cáo tiến độ sang phương thức theo dõi, kiểm soát dựa trên dữ liệu được cập nhật trực tiếp trên hệ thống.

Cơ sở dữ liệu được hình thành không chỉ phục vụ yêu cầu tổng hợp kết quả đợt rà soát hiện nay mà còn tạo nguồn thông tin quan trọng cho công tác nghiên cứu, tham mưu về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí việc làm, quản lý nhân lực và xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027–2031. Đây cũng là tiền đề để nâng cao chất lượng công tác tham mưu theo hướng chủ động, khoa học, dựa trên thực tiễn, kết quả và dữ liệu có thể kiểm chứng.

4. Triển khai đồng bộ, rộng khắp trên toàn hệ thống chính trị

Để bảo đảm việc sử dụng hệ thống được thống nhất, thông suốt và hiệu quả, ngày 04/11/2026, Ban Tổ chức Trung ương đã phối hợp với Viettel tổ chức Hội nghị tập huấn sử dụng Cổng kê khai, tổng hợp vị trí việc làm và xây dựng báo cáo định kỳ trực tuyến.

Hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tiếp tại điểm cầu Trung ương kết hợp trực tuyến tại 64 điểm cầu của các cơ quan, đơn vị, đảng ủy trực thuộc Trung ương; 34 điểm cầu tỉnh ủy, thành ủy và hơn 3.000 điểm cầu cấp cơ sở tại những nơi có đủ điều kiện, với sự tham dự của 75.803 đại biểu. Hội nghị tập trung hướng dẫn quy trình sử dụng, phương pháp kê khai, các thao tác nghiệp vụ, cách thức kiểm tra, xử lý lỗi và đồng bộ dữ liệu; đồng thời giải đáp những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện tại các cơ quan, đơn vị.

Ngay sau hội nghị tập huấn, từ ngày 05/11/2026, Cổng kê khai đã được đưa vào sử dụng trên phạm vi toàn quốc, triển khai từ các cơ quan Trung ương đến các địa phương, cơ sở trong toàn hệ thống chính trị.

Kết quả triển khai bước đầu cho thấy sự tham gia tích cực của các cơ quan, đơn vị và người sử dụng. Tính đến ngày 07/11/2026, hệ thống đã cấp phát 15.186 tài khoản, trong đó có 15.165 tài khoản sử dụng; số tài khoản đăng nhập trong ngày (ít nhất 01 lần) là 6.335 tài khoản. Việc cấp phát tài khoản vẫn đang được tiếp tục phối hợp thực hiện nhằm bảo đảm các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan được tiếp cận và sử dụng hệ thống.

Đáng chú ý, tính đến ngày 08/11/2026, đã có 11.562 cơ quan, đơn vị thực hiện kê khai và đồng bộ dữ liệu lên hệ thống. Đây là kết quả bước đầu tích cực, thể hiện sự chủ động, quyết liệt của các cấp, các ngành trong triển khai nhiệm vụ, đồng thời cho thấy khả năng tiếp nhận và vận hành hệ thống trên phạm vi rộng, đáp ứng yêu cầu tổ chức rà soát đồng bộ trong toàn hệ thống chính trị.

5. Tiếp tục phát huy hiệu quả, bảo đảm chất lượng và tiến độ triển khai

Để Cổng kê khai thực sự trở thành công cụ hữu hiệu trong công tác rà soát vị trí việc làm, các cơ quan, tổ chức, đơn vị cần xác định việc sử dụng hệ thống là yêu cầu thống nhất trong tổ chức thực hiện Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW; chủ động phân công đầu mối, bố trí cán bộ có trách nhiệm và năng lực phù hợp, tổ chức kê khai đầy đủ, đúng quy trình, bảo đảm tiến độ và chất lượng dữ liệu.

Trong quá trình thực hiện, cần đặc biệt chú trọng chất lượng thông tin đầu vào; rà soát kỹ căn cứ xác định chức năng, nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, khối lượng công việc, thời gian lao động và yêu cầu đối với từng vị trí việc làm. Không coi việc hoàn thành các thao tác nhập liệu, đồng bộ biểu mẫu là mục tiêu cuối cùng, mà phải bảo đảm thông tin kê khai phản ánh đúng thực tế hoạt động, có căn cứ kiểm chứng, không trùng lặp, không bỏ sót nhiệm vụ và thể hiện được mối liên hệ giữa nhiệm vụ với nhu cầu nhân lực.

Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thường xuyên theo dõi tình trạng hồ sơ, kiểm tra, khắc phục các cảnh báo của hệ thống, bảo đảm dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác và đồng bộ. Các cấp quản lý cần chủ động khai thác chức năng theo dõi, tra cứu, tổng hợp để nắm chắc tiến độ, kịp thời đôn đốc, hướng dẫn và tháo gỡ khó khăn, vướng mắc phát sinh. Đồng thời, tiếp tục phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương và Viettel trong việc hỗ trợ kỹ thuật, xử lý sự cố, hoàn thiện các chức năng và bảo đảm hệ thống vận hành thông suốt.

Việc đưa Cổng kê khai vào sử dụng không đơn thuần là ứng dụng một phần mềm trong thực hiện nhiệm vụ, mà là bước đổi mới phương thức tổ chức, quản lý và kiểm soát toàn bộ quá trình rà soát vị trí việc làm trên nền tảng dữ liệu số. Với quy trình nghiệp vụ thống nhất, khả năng tự động hóa, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu tập trung, hệ thống sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả phối hợp giữa các cấp, các cơ quan, đơn vị; tạo lập cơ sở dữ liệu tin cậy phục vụ công tác tổ chức bộ máy, quản lý nhân lực và tham mưu xây dựng phương án biên chế trong giai đoạn mới.

Vụ Tổ chức - Điều lệ